MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.

Les salles de réunion sont par définition un espace central de réflexion dans l’entreprise. De là naissent et murissent les idées, avant qu’elles ne se concrétisent en décisions et négociations de contrats.. Selon Futuresource Consulting, à elle seule, la région EMEA compte plus de neuf millions de salles de réunion, et ce chiffre devrait augmenter de 2 à 3 % par an au cours des trois à quatre prochaines années.

L’époque où l’on faisait défiler ses diapositives à la chaîne dans une salle sombre est belle et bien révolue. Les interfaces tactiles, les outils de collaboration et autres avancées technologiques permettent désormais aux entreprises de rendre les présentations plus interactives, plus efficaces et de loin, plus digestes.

De fait, le rôle de la salle de réunion a changé à bien des égards ces dernières années. Dans un monde où les lieux et les formes de travail se sont démultipliés et où les équipes distantes doivent toujours mieux interagir pour gagner en rentabilité et en efficacité, il est devenu indispensable pour les entreprises de repenser cet espace d’échange devenu le cœur des stratégies opérationnelles.

Quand l’évolution technologique se met au service de la collaboration

Face à l’évolution rapide de l’environnement de travail (télétravail, travail en mobilité, éclatement géographique des équipes opérationnelles, bureaux partagés ou mobiles, coût croissant des voyages professionnels…), la nécessité de rendre les salles de réunion plus collaboratives et plus rentables encourage les entreprises à s’équiper de technologies de collaboration toujours plus efficaces. Les progrès réalisés dans le domaine des technologies d’affichage ont par exemple permis le remplacement du projecteur classique par des écrans fixes dans un grand nombre de salles de réunion.

Pour éviter les choix précipités lorsqu’elle décide de s’équiper en installations technologiques, l’entreprise doit avant tout s’interroger sur ses besoins essentiels ainsi que sur l’ergonomie des salles et la capacité d’accueil de ses salariés. En termes de partage d’informations, la simple présentation PowerPoint dans une grande salle traditionnelle reste toujours appréciée. Néanmoins, les pratiques en salles de réunion évoluent vers davantage d’interactivité et d’options visuelles comme l’utilisation d’une partie de l’écran pour afficher une présentation et l’autre partie pour celle du logiciel de collaboration. Le recours à plusieurs écrans, parfois déportés, utilisant les technologies d’affichage dynamique s’avère également judicieux pour animer une réunion.

La nécessité de collaborer entre plusieurs bureaux et sites, et de gagner en fluidité d’échange d’informations oblige en outre à voir plus loin que la simple et unique salle de réunion physique. De plus en plus d’entreprises préfèrent désormais disposer de plusieurs petites salles, plus accessibles à de petits groupes de collaborateurs, pour des réunions spontanées, davantage axées sur la collaboration créative et la réalisation de tâches plutôt que sur la présentation de résultats, qui peuvent être simplement partagés par email. La combinaison de lieux interactifs et de technologies réellement immersives alliant échanges physiques et virtuels passe notamment par l’utilisation de logiciels de visioconférence et autres solutions de collaboration de bureau. Ces solutions favorisent le mode multi-écran et nécessitent une capacité vidéo et affichage de qualité, car c’est le point de convergence pour interagir et travailler plus efficacement. Dans les années à venir, les salles de vidéo conférence de petites tailles seront appelées à se multiplier, notamment avec la généralisation de la technologie 4K comme nouveau format de l’affichage numérique.

Combinées à des critères de fonctionnalité et de qualité, ces solutions de collaboration peuvent inciter les entreprises à se tourner vers des technologies telles que les projecteurs haute luminosité voire même les écrans grand format et les murs LED.

Les progrès de la technologie tactile séduisent le monde de l’entreprise

Les technologies tactiles sur écran mural ou grand écran offrent désormais une expérience similaire à celle de l’utilisation d’un vrai tableau blanc, avec une qualité d’écriture d’une grande précision et un affichage des traits instantané. De plus, elles permettent de résoudre les problèmes liés aux variations de certains facteurs externes gênants tels que la lumière et l’ombre, tout en offrant le confort d’un environnement numérique. L’adoption de la technologie tactile et interactive marque une évolution majeure dans le monde de la collaboration en entreprise. Si la technologie intermédiaire des tableaux blancs interactifs tend à se généraliser, l’écran tactile grand format reste quant à lui bien plus facile et confortable à utiliser.

Généralisation de la collaboration sans fil

L’utilisation de la connectivité sans fil dans les salles de réunion est également une évolution majeure de la collaboration en entreprise. Elle évite les mélanges de câbles et permet de changer d’intervenant et de source d’entrée en toute simplicité. Les solutions de visioconférence modernes permettent de connecter plusieurs périphériques à une seule solution de présentation, tout en offrant la possibilité de recourir à des câbles si besoin. Elles permettent surtout de collaborer de manière plus agile en permettant des annotations dans les contenus de différents utilisateurs.

Dans les années à venir, l’environnement de travail va s’orienter encore davantage vers l’échange et la conversation plutôt que la simple présentation hermétique à l’échange. Sous l’effet de ces évolutions, la salle de réunion va également connaître des changements majeurs en termes des technologies audio et vidéo qui lui permettront de rester au cœur de la collaboration et de l’implication des collaborateurs.

http://www.nec.com/