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S’en préoccuper lorsqu’on est en charge de la gestion des données n’est pas accessoire car l’activité est chronophage et pas toujours efficiente.

Toutes les entreprises ont conscience que la gestion des données constitue un coût, mais nombre d’entre elles n’ont qu’une notion partielle de la réalité de ce coût. Non seulement parce qu’il est protéiforme et pas toujours visible, mais aussi parce qu’il dérive d’une ressource assez peu valorisée : le temps. Or, s’il est une activité volontiers chronophage en entreprise, c’est bien la gestion des données, qui doivent être collectées et maintenues et qui évoluent sans cesse pour répondre aux mouvements du marché.

Mal pris en compte, le temps est une ressource pourtant essentielle, rare, car non extensible (les journées ne font que 24 heures), différente en quantité et en équivalent monétaire en fonction des individus, comme l’a montré l’économiste américain Gary Becker, l’un des tout premiers, au début des années 60, à valoriser le temps dans l’activité économique.

Selon le chercheur, une personne très occupée a une valeur du temps plus importante que quelqu’un qui l’est peu. La valorisation varie également en fonction des périodes et des contraintes : en phase de rush, le temps, encore plus rare (il existe en quantité limitée face à la demande), prend davantage de valeur. Enfin, toute aussi importante est l’utilisation que l’on fait de son temps. En entreprise, la valeur économique sera différente selon qu’un collaborateur utilise une heure de travail à effectuer une tâche productive ou au contraire à corriger un dysfonctionnement. Rattraper une erreur pourrait être considéré comme du temps de travail normal, mais ça ne l’est pas. Dans l’un ou l’autre cas, la qualité produite par unité de rémunération sera bien différente.

La difficile gestion des pics d’activité

A quels moments la rareté de cette ressource se manifeste-t-elle de façon la plus aigüe ? Lors des pics d’activité, à des moments cruciaux pour l’activité de l’entreprise. Qu’ils correspondent à des besoins saisonniers programmés (élaboration budgétaire, clôture des comptes, contrôle des stocks et d’inventaire ...) ou qu’ils résultent au contraire de faits imprévisibles. Par exemple, tel événement de marché nécessitant la correction massive d’informations prix dans la base articles, en mode réactif. Dans les deux scénarios, si l’on a mal contrôlé les choses en amont (dysfonctionnement, mauvaise qualité des données ...), il y a fort à parier que l’exécution du processus métier sera inutilement chronophage, consommatrice de ressources et qu’elle obligera à des arbitrages sur d’autres tâches, impliquant des renoncements.

Pour l’entreprise, cela constitue de la valeur perdue, causée notamment par le coût de gestion du personnel. L’un des leviers utilisés pour faire face au pic de volume est en effet d’embaucher à temps partiel ou en intérim, voire d’aller puiser du renfort auprès d’autres équipes en interne. Or, ces collaborateurs temporaires doivent être formés et encadrés. Résultat, leur rendement n’est pas égal à 100 % du niveau de rémunération attribué et le besoin de suivi qu’ils occasionnent fait, par contrecoup, baisser le rendement des collaborateurs permanents.

Autre effet collatéral : le recours à des missions courtes, pour gérer l’urgence, et le turn over au sein des équipes crée de l’insatisfaction et déstabilise les effectifs. Si on y ajoute le niveau de stress qu’engendrent les pics d’activité, les ingrédients sont réunis pour provoquer des départs plus fréquents de salariés détenteurs d’un savoir-faire. Cet effet domino constitue une perte de richesse considérable.

Pour une utilisation optimale du temps

Même si la valeur du temps est difficilement mesurable, elle est un élément essentiel de compétitivité. Pour l’améliorer, l’entreprise doit combattre les pertes de temps et faire en sorte qu’il soit utilisé de façon optimale au moment des travaux de forte intensité. Cela passe par la mise en œuvre de solutions qui permettent d’être économe et efficace dans la gestion des données : en lissant mieux la charge de travail, pour anticiper et travailler avec moins de pression, en réduisant les dysfonctionnements, pour limiter le poids du traitement de correction d’anomalies en phase de rush, en ajoutant des automatismes logiciels, pour réduire les temps de traitement et augmenter la fiabilité des processus, en intégrant des points de contrôle en amont, pour éviter les mauvaises surprises, etc.

En optimisant ainsi ses processus métier et en se dotant des outils ad hoc, l’entreprise ne doit pas tant chercher la productivité que l’effectivité organisationnelle. Enjeu : disposer, au moment où elle en a besoin, a fortiori lors des périodes cruciales, de données de bonne qualité avec le niveau de richesse attendue. Mieux, ce temps regagné pourra être alloué à des projets stratégiques. A l’heure de la transformation numérique, qui demande à l’entreprise de se réinventer et de faire évoluer ses modèles, ce renfort interne de ressource lui donne un avantage compétitif supplémentaire.