MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.
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Quand les sociétés ne s’équipent pas d’une solution professionnelle de production virtualisée ou d’outils collaboratifs sur leur infrastructure locale, ce sont leurs employés qui font appel aux plates-formes Drive de Google ou 365 de Microsoft. Mais ces outils avaient jusqu’à maintenant l’inconvénient majeur de placer les collaborateurs dans une dépendance à la connexion. Les éditeurs développent désormais des solutions pour leur rendre une certaine autonomie vis à vis d’Internet et permettre un travail hors connexion plus fluide.. Comment ces outils fonctionnent-ils et que changent-ils concrètement aux processus de travail des entreprises ?
Ces solutions reposent sur le principe de la synchronisation automatique de fichiers.. Elles prennent la forme d’applications installées sur les postes de travail associées à des plates-formes en ligne fonctionnant en SaaS. Une copie de chaque document de travail est disponible sur l’ordinateur du collaborateur et les modifications qui leur sont apportées hors ligne sont appliquées à leur version en ligne dès que la connexion Internet est rétablie. Lorsque le document est partagé avec d’autres collaborateurs, il est également modifié sur leurs postes de travail. Pour corriger les erreurs potentielles ou éviter des modifications malveillantes, toutes les versions antérieures des fichiers peuvent être conservées et rétablies.
Les outils de synchronisation s’adressent en premier lieu aux entreprises dont les employés sont amenés à se déplacer et à travailler parfois sans connexion : une flotte de commerciaux itinérants peut ainsi collaborer et partager des informations sans aucun obstacle pratique. Mais l’installation d’un outil de synchronisation permet aussi aux grands groupes et entreprises très décentralisées de fluidifier leur communication interne. Une société avec des antennes réparties sur un large territoire peut ainsi centraliser et synchroniser ses données à l’usage de l’ensemble de ses collaborateurs.
Il existe des offres très diverses proposant des avantages différents. Sur la plan pratique, il est par exemple possible de travailler sur un fichier distant et partagé directement dans l’explorateur de fichier de son poste de travail. La vitesse de synchronisation dépendra notamment de la capacité des éditeurs à intégrer des algorithmes permettant de n’échanger que les parties du document qui ont été modifiées. Un autre critère de choix est celui de la finesse du système de gestion des droits : il est utile de pouvoir définir précisément qui a le droit de voir ou de modifier quel fichier en fonction des attributions de chacun.
La localisation des données doit également entrer en ligne de compte, la confidentialité de données hébergées en France est bien plus facilement assurée que celle de données confiées à des prestataires américains, ceux-ci étant tenus par le patriot act de fournir à la justice l’ensemble des informations dont ils ont la charge sur simple demande d’un plaignant.
À condition d’être choisis précautionneusement, les outils de synchronisation peuvent ainsi permettre de jouir des avantages du cloud sans être pour autant dépendant d’une connexion Internet.
