MtoM Mag - Le journal de l'MtoM.
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L’essor des logiciels proposés sous forme de services (SaaS) et des environnements virtuels accentue cette complexité et fait de l’acquisition de logiciels professionnels une entreprise périlleuse.
Ajoutons à cela la multiplication des audits de conformité et des examens des licences logicielles : en effet, afin de réduire leurs pertes de chiffre d’affaires, de grands éditeurs tels que Microsoft, Adobe et Oracle réalisent des audits de plus en plus fréquents. Et comme le montrent les résultats d’une étude publiée récemment par IDC, le niveau de préparation des entreprises à de tels processus est affligeant : le rapport sur principales tendances de tarification et e licence logicielles révèle que 85 % des organisations ne sont pas en situation de conformité concernant leurs contrats de licences, ce qui peut parfois leur coûter jusqu’à 1,4 million d’euros de frais de compensation. Les montants que doivent payer les entreprises à la suite de ces audits sont exorbitants (et souvent non prévus dans leurs budgets). Comment se préparer à l’inévitable ? Voici nos principaux conseils en matière de gestion des licences logicielles afin que vous puissiez mettre en place des pratiques d’excellence en matière de conformité.
La règle des 80 / 20 s’applique tout particulièrement à la gestion des licences logicielles. En général, seule une poignée d’éditeurs fournissent des logiciels essentiels (et généralement chers) pour votre organisation. Et même au sein du portefeuille de cet éditeur, votre intérêt se concentre la plupart du temps essentiellement sur un sous-ensemble de produits. Ainsi, lorsque vous définissez vos processus, outils et systèmes de gestion des licences logicielles, commencez par vous focaliser sur l’indispensable. Vous pourrez vous occuper des autres applications plus tard.
À moins que la gestion des licences logicielles ne fasse déjà partie de vos processus métiers normaux, il est improbable que vous vous en occupiez comme il se doit. La gestion des licences symbolise toute la différence entre ce qui est important et ce qui est urgent : il s’agit toujours d’une activité cruciale, mais elle est pourtant souvent remise à plus tard (sauf lorsque l’on se retrouve confronté à une dette de plusieurs centaines de milliers d’euros à la suite d’un audit logiciel). Sans effort de votre part, ce processus sera essentiellement négligé. Assurez-vous qu’il soit inclus dans vos procédures approuvées afin de garantir votre conformité.
Faire l’objet d’un audit par un éditeur de logiciels est une des expériences les plus déstabilisantes qui soit pour une organisation. Vous pouvez tirer parti du travail accompli en matière de gestion des licences logicielles en montrant à cet éditeur à quel point vous prenez cela au sérieux, et en prouvant que vous contrôlez votre environnement logiciel. En ce sens, les entreprises ayant mis en place une approche de gestion des licences axée sur l’application de meilleures pratiques sont les mieux placées pour se défendre en cas d’audit.
Trop souvent, les organisations ne s’intéressent pas suffisamment à leur situation sur le plan de la conformité jusqu’à ce qu’elles se retrouvent confrontées à un audit. À ce moment, il est souvent trop tard, car elles auront déjà été prises à défaut au moins à une reprise. De telles infractions provoquent alors des frais de compensation importants et non budgétisés. Conformément aux meilleures pratiques, les organisations doivent toujours être prêtes pour un audit, et pour cela, il leur faut adopter une stratégie de « conformité continue », c’est-à-dire mettre en place les individus, les processus et l’automatisation nécessaires afin de rester constamment en conformité vis-à-vis de leurs licences logicielles.
Sans obtenir l’aval de votre direction, vous courez le risque de mettre en place des processus imparfaits en raison d’un manque de coopération à différents niveaux ; en effet, tout programme de gestion des licences efficace nécessite une coopération à tous les niveaux de l’entreprise.
Beaucoup de processus métiers et une importante quantité de données entrent en jeu dans la gestion des licences logicielles. Il est donc crucial que la négociation (et la supervision) des contrats soit assurée de façon aussi centralisée que possible. Le regroupement et la centralisation des activités de gestion des licences de l’ensemble de l’entreprise constituent l’élément permettant de distinguer les meilleures organisations des autres dans ce domaine.
N’attendez pas la dernière minute pour commencer vos préparatifs avant de négocier un contrat avec un grand éditeur de logiciels. La clé de la réussite de telles négociations est d’être préparé, informé et clair quant aux résultats souhaités. Mobiliser une équipe transverse, collecter des informations en vue d’avoir un échange basé sur des faits, et définir une stratégie adaptée aux objectifs de votre entreprise peut prendre plusieurs mois de travail minutieux.
La gestion des licences logicielles est un défi en raison de tous les problématiques que cela implique : octroi de licences, environnement informatique, complexités au niveau organisationnel, etc. Les nombreux contrats, éditeurs, applications, sites et détenteurs de licences génèrent une véritable pléthore de données. En utilisant des solutions avancées de gestion des actifs logiciels, les organisations pourront extraire le sens de ces données, automatiser des processus clés, résoudre chaque élément de complexité et assurer leur conformité.
Comme évoqué plus haut, il est facile de se perdre au milieu de toutes vos activités et problématiques de gestion des licences au sein de votre organisation. Sans point de repère, vous serez incapable de démontrer les économies, les coûts évités et la réduction des risques de conformité des licences logicielles découlant de vos efforts.
Le fait de mettre en avant vos succès vous permettra de développer la crédibilité de votre programme de gestion des actifs logiciels et de vos licences, de motiver d’autres acteurs et d’harmoniser vos efforts. Tout ceci est important afin de développer des programmes matures sur le long terme, et ainsi de profiter des meilleurs retours sur investissements.
En matière de gestion des licences logicielles, la meilleure défense, c’est l’attaque. Le fait de connaître la politique des grands éditeurs de logiciels en matière de licences permet aux entreprises de faire face aux menaces potentielles. Il est essentiel de mettre en place des processus et des technologies d’optimisation des licences dans un souci de conformité continue, et de rester au fait des politiques en vigueur. Les éditeurs et les entreprises ont tout à gagner à mettre en place une approche avancée en la matière, adaptée aussi bien pour les modèles traditionnels par abonnement que pour les licences à l’utilisation. Une telle approche permet d’assurer votre conformité et de réduire les coûts et risques liés aux audits.
