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Le département de l’Aude rassemble près de 2 600 agents répartis sur l’ensemble du territoire. Leur mission : mettre en œuvre, au quotidien, les politiques publiques votées par les élus. Des dizaines de métiers sont représentés et travaillent au quotidien pour offrir un service public de qualité à l’ensemble des citoyens. Au regard de cette organisation complexe et multi-sites, le sujet lié à la gestion des agents est une donnée centrale. Dans ce contexte, en 2015, le Conseil départemental a souhaité moderniser ses processus internes pour mieux piloter la gestion des entrées et des départs des collaborateurs.

En effet, le système historique ne permettait pas de gérer efficacement les mouvements des agents au regard de sa complexité et de son manque d’automatisation qui nécessitait un travail manuel fastidieux et des nombreuses ressaisies. De plus, la mauvaise circulation des informations (souvent incomplètes) et les problèmes de synchronisation et d’interconnexion entre les applications et les annuaires représentaient également de véritables problèmes. Ces différents éléments entrainaient des crispations importantes chez les agents comme au niveau des équipes techniques et métiers (RH) en charge de la gestion de ces tâches.

C’est dans ce contexte que, suite à un appel d’offres, la solution Usercube en version « On-premise » a été sélectionnée. Ce choix avait été motivé par l’approche unique de USERCUBE sur son marché, la qualité des fonctionnalités proposées, l’expertise des équipes et une approche financière compétitive. Cette collaboration a permis de répondre efficacement aux attentes du Conseil départemental, d’automatiser et de fiabiliser tout le processus de gestion des entrées et des départs des collaborateurs ou encore d’éviter les ressaisies. Une telle mise en œuvre a considérablement simplifié le travail des équipes en charge de gérer ces projets qui ont pu se libérer de tâches à faible valeur ajoutée, créer les comptes des agents au bon moment et s’appuyer en continu sur des données de qualité et toujours à jour.

Fort de ces éléments, le Conseil départemental de l’Aude va initier une nouvelle phase de son projet en 2021 en s’appuyant sur la nouvelle version de USERCUBE : Usercube V5. Les nouveaux enjeux s’articulent autour de deux points clés : le paramétrage de la solution et l’ouverture de l’application vers les directions métiers du Conseil départemental. Ainsi, pour les équipes techniques, il leur sera désormais possible de réaliser les paramétrages directement depuis une nouvelle interface graphique ergonomique, intuitive et simple à utiliser. D’un autre côté, les directions métiers pourront accéder à la plateforme pour valider, ajouter ou modifier les droits d’accès aux ressources des agents qui dépendent de leurs services. Les processus automatisés permettront d’appliquer les modifications demandées. Pour les mises à jour nécessitant une intervention, des tickets seront alors automatiquement générés pour permettre aux administrateurs de prendre en compte et appliquer les modifications nécessaires.

Enfin, en migrant sur Usercube V5, le Conseil départemental de l’Aude va basculer sur la version Saas de USERCUBE. Cela lui permettra de ne plus avoir à se soucier des aspects liés à l’infrastructure et à l’exploitation, de s’appuyer sur des versions toujours à jour et de se concentrer sur les évolutions fonctionnelles à venir.

Monsieur MARAVITTI DSI du Conseil départemental de l’Aude « USERCUBE a su comprendre nos attentes depuis 2015 et se positionne comme un partenaire clé sur le sujet de la gouvernance des accès. Notre premier projet nous a permis d’accéder à des bénéfices opérationnels mesurables, d’améliorer la productivité de nos équipes techniques, de simplifier leur travail et de renforcer la qualité de service délivrée à nos agents. Nous allons désormais aller encore plus loin, associer nos directions métiers au sujet de la gouvernance des accès, mais aussi migrer simplement vers le Saas. »

https://www.usercube.com/