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Les arrêts de travail, en constante augmentation, coûtent toujours plus cher aux employeurs : 25% des indemnisations dues par la Sécurité Sociale ne sont pas récupérées par les entreprises pratiquant la subrogation, tant les procédures de recouvrement s’avèrent lourdes. Pour pallier ce problème, Spartes, cabinet spécialisé dans la performance RH et Finance, lance Klem. Cet outil innovant permet de simplifier la gestion des arrêts de travail, de leur déclaration jusqu’au recouvrement des montants dus.

Doté d’une IA performante, Klem soulage ainsi les services RH, tout en optimisant la trésorerie des entreprises. Avec la progression de l’absentéisme, le coût des arrêts de travail explose : +8% au premier semestre 2024, soit en moyenne 800 € par an et par salarié pour les entreprises. Pourquoi ce coût ? Parce qu’il devient de plus en plus difficile pour les employeurs de récupérer les IJSS (Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale) que les organismes sociaux leur doivent, lorsqu’ils ont mis en place le principe de subrogation. Documents non transmis, erreurs dans les déclarations, retards dans le traitement des dossiers… au total, 25% de ces IJSS ne sont pas reversées aux entreprises. Cette situation n’impacte pas seulement leur trésorerie : elle génère également de considérables pertes de temps et d’énergie pour leurs services RH.

Pour remédier à cette situation, Spartes annonce le lancement de Klem : un outil innovant, capable, grâce à l’IA, de simplifier l’intégralité du traitement des arrêts de travail, depuis leur déclaration jusqu’au recouvrement des IJSS. “Cet outil s’inspire directement de notre expertise acquise sur le terrain,” précise Angélique Acosta, directrice exécutive et associée de Spartes. “Nous avons, depuis plusieurs années, mis en place pour nos clients une offre d’externalisation de la gestion des IJSS. C’est pour cette raison que nous avons développé, en interne, les fonctionnalités que nous proposons aujourd’hui sous la marque Klem. Intégralement co-construit avec nos clients, notre outil répond à leurs attentes de gain de temps et d’efficacité. Il vient ainsi enrichir notre offre, au service d’une meilleure performance RH et financière.”

Un gain de temps de 15% dans la gestion des arrêts de travail

Autre aspect essentiel : l’outil, en identifiant à chaque étape les potentiels points bloquants, permet aux équipes RH de gagner un temps considérable dans le traitement des dossiers. “On estime ce gain de temps à 15% environ,” résume Sacha Kleynjans, fondateur de Ferway et dirigeant du Pôle Tech de Spartes. “Notre IA commence par détecter toutes les incohérences ou omissions qui peuvent exister dans les données transmises aux organismes sociaux, dès la déclaration de l’arrêt de travail par le salarié. Ensuite l’outil va faciliter le travail du gestionnaire RH tout au long du processus de recouvrement, jusqu’à ce que les IJSS soient effectivement récupérées. Grâce à un rapprochement constant entre les flux des services paie et comptabilité, il permet à l’entreprise de savoir, à tout moment, où en sont ses recouvrements, et de ne plus laisser de dossiers en souffrance. Il décharge ainsi les services RH d’une tâche fastidieuse et peu valorisée, et permet de fortement raccourcir les délais de paiement des IJSS.”

Pour un gain de temps et d’efficacité encore plus important, Klem est également proposé en version totalement externalisée aux entreprises : dans ce cas, l’intégralité du process est menée à bien par les équipes de Klem, qui se chargent de toutes les étapes de recouvrement, y compris les contacts et relances des organismes sociaux.

Chaque année, plus de 4 Mds € d’IJSS dus aux entreprises ne leur sont pas versés

Les professionnels des RH s’avèrent d’ailleurs largement demandeurs de ce type d’évolution : surchargés depuis la période du Covid, ils se déclarent aujourd’hui à 64 % en situation de détresse psychologique. Les outils digitaux apparaissent ainsi comme le moyen de réorienter leur action vers des missions à plus forte valeur ajoutée. Enfin, l’outil permet d’optimiser la trésorerie des entreprises, en maximisant les montants recouvrés. On estime aujourd’hui que, chaque année, plus de 4 Mds € d’IJSS dus aux entreprises ne leur sont pas versés. Ce montant va mécaniquement s’alourdir dans le futur, du fait de l‘augmentation du SMIC : ce dernier a progressé de près de 14% depuis 2020.

“Notre offre s’inscrit donc dans un contexte de forte demande, à la fois des entreprises, des services RH et de l’ensemble des salariés,” reprend Sacha Kleynjans. “Elle constitue un très bon exemple des progrès que peut apporter l’IA au service d’une gestion efficace et moderne des RH, et plus largement d’une revalorisation de cette fonction.”

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