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Digiposte, un service opéré par Docaposte (filiale du groupe La Poste), dévoile les résultats de la 5e vague de son Baromètre de la dématérialisation des documents RH réalisé par OpinionWay portant sur les usages numériques des salariés et l’impact de la dématérialisation des documents RH. Alors que 63 % des salariés reçoivent leur bulletin de paie au format numérique (vs 42 % en 2020), cette étude menée auprès de 2 512 salariés* révèle que les usages digitaux des salariés se développent et que les préoccupations concernant les risques numériques restent constantes. L’étude permet par ailleurs de mieux comprendre ce que font les salariés de leur bulletin de paie.

Une adoption croissante des usages numériques, mais 8 salariés sur 10 sont inquiets

L’étude souligne que les pratiques numériques des salariés français continuent de se développer, portées par la dématérialisation croissante des bulletins de paie. Ce mouvement est accéléré par des outils pratiques tels que le coffre-fort numérique, plébiscité pour son accessibilité, sa sécurité et son hébergement des données en France ou en Europe.

Cette transition vers le numérique s’accompagne néanmoins d’un sentiment d’inquiétude : plus de 8 salariés sur 10 se disent préoccupés par les risques associés à ces pratiques, en particulier l’utilisation frauduleuse (41 %) et le vol de données personnelles (29 %).

Dans ce contexte, l’hébergement des données en France ou en Europe émerge comme une solution rassurante, souhaitée par 72 % des répondants.

La généralisation du bulletin de paie électronique ouvre la voie à de nouveaux usages

Aujourd’hui, près de 2 salariés sur 3 reçoivent leur bulletin de paie au format numérique, alors qu’en 2020 ils n’étaient que 42 %. Pour ces salariés, le coffre-fort numérique est l’outil le plus utilisé – à 69 % - devant l’envoi via un intranet RH (14 %) et l’envoi par email (16 %). Le bulletin de paie est perçu comme un document clé par les salariés : 97 % le considèrent important, dont 43 % extrêmement important.

Autres enseignements de l’étude sur la relation des salariés et leurs bulletins de paie : ils les conservent en grande partie pour la retraite, 3/4 des salariés les consultent régulièrement (plus encore, les jeunes : c’est le cas de 86% des 18-24 ans) pour vérifier leur rémunération (80 %), même si le contenu leur apparaît parfois opaque, c’est le cas pour 36 % d’entre eux, et les partagent majoritairement dans le cadre de demandes de prêts.

Cette transmission se fait principalement via un coffre-fort numérique (69 %), un mode de réception qui inspire une forte confiance : 90 % des salariés utilisant un coffre-fort numérique sont confiants dans le stockage sécurisé de leurs documents, et 96 % se disent satisfaits de cet outil.

La centralisation des bulletins de paie dans un coffre-fort numérique ouvre la voie à un élargissement des usages. En effet, les salariés montrent un fort intérêt à la dématérialisation de tous les documents RH et souhaiteraient pouvoir utiliser leur coffre-fort numérique pour sauvegarder leurs contrats de travail (57 %), les documents de formation (52 %), ou la convention collective (51 %). En outre, 73 % des salariés montrent un intérêt pour la signature de contrats et avenants directement via cet outil.

L’appétence pour ces solutions dépasse même la sphère professionnelle : 66 % des salariés seraient intéressés par la réception de leur avis d’imposition dans leur coffre-fort numérique.

L’écart entre salariés de grands groupes et TPE/PME diminue

La réception du bulletin de paie au format numérique est aujourd’hui le mode de réception majoritaire, quelle que soit la taille de l’entreprise. Parmi les modes de réception, le coffre-fort numérique se généralise : 69 % en moyenne, dont 81 % en grandes entreprises, 78 % en ETI, 63 % en PME et 34 % en TPE. C’est au sein des TPE que l’usage a le plus progressé en 5 ans, en ayant presque doublé passant de 14 % à 34 %. Pour autant, la remise en main propre reste le deuxième mode de réception du bulletin de paie (46 %) au sein des petites structures.

Renforcer la pédagogie et rassurer face à la sécurité des données

Malgré ces perspectives positives, des freins subsistent. La résistance au changement (47 % en moyenne, et 58 % pour les 55 ans et plus), les inquiétudes sur la sécurité des données (38 %) et le manque de confiance dans les outils digitaux (31 %) ralentissent encore l’adoption du numérique par certains salariés. Pourtant, les salariés auxquels la dématérialisation n’a pas encore été proposée seraient majoritairement (64 %) enclin à l’accepter.

De plus, une meilleure communication est nécessaire pour informer les salariés sur les conditions d’accès aux documents stockés en cas de départ de l’entreprise : une large part des salariés ne sait pas comment cela se passera (26 %) ou pense qu’il leur faudra tout imprimer avant leur départ (26 %). A contrario, le coffre-fort est un outil nominatif et personnel dont l’accès est conservé en cas de départ de l’entreprise.

« Cette étude confirme que la dématérialisation des documents RH répond aux attentes de nombreux salariés, mais qu’elle nécessite un accompagnement et une réassurance pour maximiser son adoption. Des solutions de confiance comme Digiposte apportent une réponse sécurisée et pédagogique pour accompagner les entreprises dans cette transition numérique, au bénéfice des employeurs comme des salariés », conclut Bertrand Dolbeau, Directeur adjoint de Digiposte.

https://www.docaposte.com/